Как составить заявку
на вакансию

Рекрутмент

Рекрутер заказчику: «Как, по вашему мнению, кандидат?»

Тот, в ответ: «Стоящий!»

Рекрутер продолжает: «Принимаем?»

Заказчик, без особого энтузиазма: «Давай ещё немного рынок изучим!»

Заказчик парирует: «Значит, это не наш кандидат!».

У рекрутеров с заказчиками возникают самые разные проблемы. Умея выявлять узкие места и грамотно применять знания, можно избежать сложностей с наймом, улучшить подбор сотрудников. А значит, сделать его эффективным, быстрым и безболезненным. Рекрутеры, понимающие критерии отбора и учитывающие специфику бизнеса, оперативнее находят идеальных для компании кандидатов.

Приведём несколько рабочих ситуаций, чтобы на реальных примерах убедиться, как оно бывает.

Вместо предисловия

Поступила заявка от внутреннего заказчика на подбор юриста в его отдел. Рекрутер присылает кандидатов на собеседование, и каждый раз безрезультатно. Соискатели по той или иной причине не устраивают заказчика.

Избежать таких трудностей поможет грамотно составленная заявка на вакансию. Важно отразить в ней все ключевые требования к опыту кандидата. Заранее продуманный документ не только сэкономит время и нервы, но и сделает процесс подбора более точным и комфортным для всех участников.

— Не подходит! Он всю жизнь работал в госструктурах, а мне нужен кто-то с опытом в коммерческих компаниях!
— Этот не справится! Он всегда работал только через начальника, не привык взаимодействовать с другими подразделениями, а в нашем деле без этого никак.
— Ну, не-е-е-т… У него какое-то непонятное образование, а мне нужен человек с серьёзным дипломом!

Рекрутер раздосадован тем, что несмотря на такой колоссальный объём проделанной работы, не удалось найти специалиста, который устроил бы заказчика.

Заказчик возмущён тем, что рекрутер шлёт кого попало, а подходящих кандидатов совсем нет. Весь отдел работает в авральном режиме, новый сотрудник нужен позарез.

В итоге недовольны обе стороны:

Решение проблемы

Случаи из практики рекрутера

Кейс 1

Внутренний заказчик ругается, жалуется руководству, что подбор идёт крайне медленно. Вакансия открыта уже очень давно, а до сих пор ни одного кандидата на горизонте. HR-отдел явно не справляется со своей задачей. Рекрутеры же очень удивлены: вакансия открыта недавно, и процесс общения с кандидатами только начался. Непонятно, чем так недоволен заказчик?!

Недопонимания можно избежать, если в заявке на вакансию фиксировать дату открытия вакансии и прогнозируемую дату её закрытия.

Решение проблемы

Кейс 2

Рекрутер проводит первичное интервью с кандидатом, приходит к выводу, что это достойный претендент и обещает ему сообщить о времени собеседования с руководством.

Кейс 3

Итак, грамотно составленный документ способен предупредить ряд проблем, возникающих при подборе персонала.

Снизить количество отказов по присланным рекрутером кандидатам со стороны нанимающего менеджера

Снизить количество отказов по присланным рекрутером кандидатам со стороны нанимающего менеджера

Выстроить прозрачную коммуникацию с потенциальными кандидатами

Внести ясность в сроки подбора

Внести ясность в распределение зон ответственности в ходе подбора

Повысить взаимопонимание с нанимающим менеджером

Зачем нужна заявка на вакансию

Позволяет отслеживать, насколько быстро идёт подбор кандидатов, и определять приоритетность вакансий. Зная эту дату, вы можете прогнозировать примерную дату закрытия вакансии, а значит, и сроки выхода нового сотрудника.

Дата открытия вакансии (заполняется после утверждения всех пунктов заявки)

Структура шаблона заявки на вакансию

Наименование
вакантной должности

Показывает место сотрудника в организационной иерархии, указывает на уровень ответственности и зоны компетенций. Позволяет определить, какого сотрудника ищет компания, снижая поток нерелевантных откликов. Чтобы привлечь квалифицированных кандидатов, используйте корректные и понятные для рынка названия, отражающие суть работы. Избегайте излишней креативности.

Эта информация помогает понять, с кем будет взаимодействовать сотрудник. Позволяет точнее подобрать кандидата с соответствующим опытом и навыками. А ещё — заранее продумать адаптацию нового сотрудника, снизить риск недопонимания между HR-специалистами, руководителями и кандидатами. Если отдел состоит из нескольких подразделений, уточните, в какое именно подразделение требуется сотрудник.

Отдел

Предзаполненный шаблон заявки на вакансию

Раздел позволяет согласовать последовательность действий и распределить ответственность между HR-специалистами и руководителями. Благодаря этой информации становится проще прогнозировать продолжительность подбора и выявлять узкие места или задержки на отдельных этапах.

Этапы подбора

Кто будет принимать участие в собеседованиях

Эта информация поможет понять, как распределяются обязанности при собеседовании, а значит, скоординировать процесс. Разным сотрудникам могут быть назначены разные задачи. Чётко представляя состав участников, можно снизить риск недоразумений или задержек в найме, быстрее принимать окончательные решения.

Раздел отражает информацию о том, кто из сотрудников компании будет непосредственно принимать участие в оценке и согласовании итогового выбора кандидата. Это упрощает внутреннюю координацию, помогает избежать разногласий (неясности) и сокращает время на обсуждения.

Кто будет участвовать в принятии решения по кандидату

Взять на карандаш

Уточнение данных по этапам подбора, участникам и лицам, принимающим решение по кандидатам, позволяет быстрее проходить каждый шаг, не застревая между этапами подбора.

Если вы подбираете сотрудника на эту должность впервые, то вам предстоит организовать встречу со всеми, кто будет задействован в коммуникации с соискателями, в их оценке и принятии решения.

На этой встрече вам нужно будет договориться об этапах отбора, их последовательности, критериях принятия решения после каждого этапа. Обычно круг вопросов такой встречи включает в себя следующие:

Ясность в этих вопросах позволяет быстро проводить кандидата по этапам подбора. А следовательно, снижать риски потери перспективных соискателей, которые возникают из-за отсутствия понятной обратной связи от компании или её полного отсутствия.

Информация помогает планировать процесс введения нового сотрудника в должность, включая обучение и адаптацию, оценивать риски задержек и своевременно подбирать альтернативные варианты. Зная эту дату, можно определять сроки завершения всех этапов подбора, учитывая собеседования, проверку рекомендаций и оформление оффера.

Желательная дата выхода кандидата на работу

Раздел заявки. в котором подробно описываются ключевые задачи, функции и зоны ответственности кандидата, поможет отсеять нерелевантные отклики и привлечь тех, кто соответствует требованиям. Грамотное описание обязанностей упрощает последующую адаптацию сотрудника (может стать основой для составления плана ввода в должность).

Обязанности, которые будет выполнять сотрудник на данной должности

Три самые важные задачи, которые предстоит выполнить сотруднику сразу после найма и первичной адаптации

Здесь указываются ключевые приоритеты для нового сотрудника в первые недели или месяцы работы. Кандидат получает чёткое представление о том, на каких задачах нужно сфокусироваться и что от него ждут в ближайшем будущем. Это помогает ему быстрее освоиться и почувствовать свою полезность, а руководителю заранее распределить нагрузку.

Взять на карандаш

По сути, пункт 13 позволяет выделить наиболее важные обязанности из всего перечня в пункте 12.

В реальности руководители довольно часто перечисляют большое количество обязанностей, многие из которых либо нужно выполнять изредка, либо «на всякий случай» (вдруг когда-нибудь понадобятся), либо просто скопировав их из каких-то других шаблонов.

В этом разделе описывается, кем будет руководить новый сотрудник. Информация помогает понять, какой уровень ответственности будет у кандидата и как будет строиться его взаимодействие с подчинёнными. В раздел стоит включить данные о количестве подчинённых, иерархии подчинения, должности подчинённых и особенностях команды.

Перечень лиц, которые будут в подчинении у кандидата

Взять на карандаш

Недостаточно чёткое описание структуры подчинённых может привести к тому, что будет принят специалист с неподходящим опытом. Например, в заявке не указали, что сотруднику придётся управлять линейными менеджерами, а нанятый кандидат имеет опыт работы только с обычными исполнителями.

Или кандидат может оказаться не готов к реальным обязанностям. Он рассчитывал управлять командой из 5 человек, а на практике вышло, что у него в подчинении 20 сотрудников. А это требует совершенной иной подготовки и навыков.

Либо же, например, в заявке не указано, что подчинённые распределены по разным проектам, и новому руководителю приходится тратить время на выяснение этой информации.

В разделе описываются ключевые контакты кандидата на новой должности. Это помогает определить, с кем и как часто сотрудник будет взаимодействовать, а также понять характер его профессиональных коммуникаций. Кандидат сможет заранее оценить сложность взаимодействий, подготовиться к возможным проблемам и после выхода на работу быстро наладить контакт с ключевыми людьми.

Перечень лиц, с которыми кандидату в основном придётся взаимодействовать по работе

Этот раздел заявки определяет, какие направления подготовки должны быть у кандидата, чтобы успешно выполнять задачи должности. Это особенно важно для профессий, где профильная подготовка играет ключевую роль (например, инженеры, врачи, юристы).

Предпочтительные специальности в дипломе

Взять на карандаш

Если специальность указана неточно или размыто, на вакансию могут откликаться люди с образованием, которое не соответствует требованиям. Например, не обладающие нужной теоретической подготовкой. Впоследствии такие сотрудники испытывают сложности с выполнением прямых задач, нередко разочаровываются в работе и увольняются.

Завышенные или слишком узкие требования могут отпугнуть кандидатов с релевантным опытом, но с другой специальностью. Если отсутствие профильного образования можно компенсировать опытом работы, обязательно укажите это. А ещё уточняйте, требуются ли соискателю дополнительные сертификаты или документы о повышении квалификации.

Раздел содержит информацию о специальностях, которые не подходят для выполнения задач должности, даже если кандидаты обладают высоким уровнем общего образования или опыта. Это особенно важно для профессий, где требуется чётко определённый профиль подготовки.

Перечень недопустимых для вакансии специальностей

Взять на карандаш

Имейте в виду, что при найме кандидатов, не обладающих базовыми знаниями для выполнения задач, потребуется длительное обучение и дополнительный контроль. Поэтому чётко указывайте недопустимые специальности, основываясь на задачах и требованиях вакансии. А также уточняйте, можно ли компенсировать неподходящее образование релевантным опытом работы и проверяйте данные на соответствие конкретной должности.

Этот раздел важен для вакансий, где требуется высокий уровень специализированной подготовки, которую обеспечивают ведущие учебные заведения, а также для профессий, связанных с определенной отраслью, где имеет значение репутация ВУЗа.

Предпочтительные для кандидата учебные заведения

Учебные заведения, диплом которых не даёт возможности претендовать на вакансию

Эти данные помогают исключить кандидатов с неподходящей подготовкой. Сведения об учебных заведениях, известных низким качеством обучения или отсутствием нужной специализации имеет существенное значение для вакансий, где требуется высокий уровень профильной подготовки.

Демографический портрет кандидата*: ограничения и пожелания по возрасту, полу, национальности, месту проживания, семейному положению, религиозным и политическим взглядам, принадлежности к различным сообществам.

Взять на карандаш

*Все эти моменты противоречат законодательству РФ. И писать об этом в открытых источниках нельзя. Но в реальной жизни это приходится учитывать. Поэтому рекрутерам следует проговаривать все нюансы и фиксировать их где-то в «тайной части» заявки.

Получив от нанимающего менеджера информацию о том, что в его подразделении появилась потребность в найме нового сотрудника, попросите его заполнить бланк заявки на вакансию. За основу вы можете взять наш шаблон, предварительно адаптировав его к реалиям вашей компании.

Пошаговый алгоритм работы над заявкой на вакансию

После получения от нанимающего менеджера заполненного бланка заявки внимательно изучите её, отметьте, какие пункты нуждаются в прояснении, какие следует обсудить на предмет реалистичности. Подготовьте список вопросов, комментариев и рекомендаций.

Назначьте встречу или созвон с нанимающим менеджером для обсуждения заявки на вакансию. В ходе этой встречи проясните подготовленные вопросы, выскажите свои комментарии и пожелания. Вносите правки в заявку, которые рождаются в вашем диалоге с нанимающим менеджером.

Зафиксируйте правки в заявке, которые появились в ходе вашей встречи, и направьте её нанимающему менеджеру на финальное согласование.

После финального согласования обозначьте дату этого согласования как дату открытия вакансии и приступайте к поиску сотрудника.

Начинайте работу над вакансией только после того, как заявка на вакансию утверждена. Это ваша страховка от недопонимания, взаимного недовольства и всех проблем, которые описаны в кейсах.

Рекомендации рекрутерам

цена

Нужна подписка

Что ещё входит в подписку

*Оплата указана за месяц пользования, отменить подписку вы можете в любое время

Полная версия этой статьи, а также другие полезные материалы по рекрутингу откроются вам сразу после оплаты

Оформить подписку