Как составить заявку
на вакансию

Рекрутмент

Рекрутер заказчику: «Как, по вашему мнению, кандидат?»

Тот, в ответ: «Стоящий!»

Рекрутер продолжает: «Принимаем?»

Заказчик, без особого энтузиазма: «Давай ещё немного рынок изучим!»

Заказчик парирует: «Значит, это не наш кандидат!».

У рекрутеров с заказчиками возникают самые разные проблемы. Умея выявлять узкие места и грамотно применять знания, можно избежать сложностей с наймом, улучшить подбор сотрудников. А значит, сделать его эффективным, быстрым и безболезненным. Рекрутеры, понимающие критерии отбора и учитывающие специфику бизнеса, оперативнее находят идеальных для компании кандидатов.

Приведём несколько рабочих ситуаций, чтобы на реальных примерах убедиться, как оно бывает.

Вместо предисловия

Ситуация, знакомая многим

Поступила заявка от внутреннего заказчика на подбор юриста в его отдел. Рекрутер присылает кандидатов на собеседование, и каждый раз безрезультатно. Соискатели по той или иной причине не устраивают заказчика.

Избежать таких трудностей поможет грамотно составленная заявка на вакансию. Важно отразить в ней все ключевые требования к опыту кандидата. Заранее продуманный документ не только сэкономит время и нервы, но и сделает процесс подбора более точным и комфортным для всех участников.

— Не подходит! Он всю жизнь работал в госструктурах, а мне нужен кто-то с опытом в коммерческих компаниях!
— Этот не справится! Он всегда работал только через начальника, не привык взаимодействовать с другими подразделениями, а в нашем деле без этого никак.
— Ну, не-е-е-т… У него какое-то непонятное образование, а мне нужен человек с серьёзным дипломом!

Рекрутер раздосадован тем, что несмотря на такой колоссальный объём проделанной работы, не удалось найти специалиста, который устроил бы заказчика.

Заказчик возмущён тем, что рекрутер шлёт кого попало, а подходящих кандидатов совсем нет. Весь отдел работает в авральном режиме, новый сотрудник нужен позарез.

В итоге недовольны обе стороны:

Решение проблемы

Случаи из практики рекрутера

Кейс 1

Внутренний заказчик ругается, жалуется руководству, что подбор идёт крайне медленно. Вакансия открыта уже очень давно, а до сих пор ни одного кандидата на горизонте. HR-отдел явно не справляется со своей задачей. Рекрутеры же очень удивлены: вакансия открыта недавно, и процесс общения с кандидатами только начался. Непонятно, чем так недоволен заказчик?!

Недопонимания можно избежать, если в заявке на вакансию фиксировать дату открытия вакансии и прогнозируемую дату её закрытия.

Решение проблемы

Кейс 2

Рекрутер проводит первичное интервью с кандидатом, приходит к выводу, что это достойный претендент и обещает ему сообщить о времени собеседования с руководством.

Руководитель, ознакомившись с данными, говорит: «Согласен, резюме неплохое. Но давай сначала дадим ему тестовое задание. Если будет хороший результат, тогда и пригласим на встречу».

Рекрутер возвращается к кандидату и предлагает перед встречей с руководителем пройти тест. Соискатель нехотя соглашается и успешно отвечает на все вопросы.

Рекрутер показывает результаты тестирования руководителю, на что получает очередное предложение: «На первый взгляд, тест хороший. А эксперт аналитического отдела его видел? Покажи ему! А уже потом я дам свою оценку».

Результат подобных итераций — отказ кандидата общаться с рекрутером. В итоге опять все недовольны.

Этих проблем можно избежать, если в заявке на вакансию сразу прописать все этапы отбора кандидата и участников этого процесса. Взаимодействие рекрутера и соискателя станет более понятным, снизится риск потери перспективных кандидатов, а компании удастся поддерживать репутацию хорошего работодателя на рынке труда.

Решение проблемы

Кейс 3

Итак, грамотно составленный документ способен предупредить ряд проблем, возникающих при подборе персонала.

Снизить количество отказов по присланным рекрутером кандидатам со стороны нанимающего менеджера

Выстроить прозрачную коммуникацию с потенциальными кандидатами

Внести ясность в сроки подбора

Внести ясность в распределение зон ответственности в ходе подбора

Повысить взаимопонимание с нанимающим менеджером

Зачем нужна заявка на вакансию

Позволяет отслеживать, насколько быстро идёт подбор кандидатов, и определять приоритетность вакансий. Зная эту дату, вы можете прогнозировать примерную дату закрытия вакансии, а значит, и сроки выхода нового сотрудника.

Дата открытия вакансии (заполняется после утверждения всех пунктов заявки)

Структура шаблона заявки на вакансию

Наименование
вакантной должности

Показывает место сотрудника в организационной иерархии, указывает на уровень ответственности и зоны компетенций. Позволяет определить, какого сотрудника ищет компания, снижая поток нерелевантных откликов. Чтобы привлечь квалифицированных кандидатов, используйте корректные и понятные для рынка названия, отражающие суть работы. Избегайте излишней креативности.

Непосредственный
руководитель

Даёт представление о том, кому будет подчиняться новый сотрудник, помогает понять уровень ответственности в структуре иерархии, снижает риск путаницы в распределении обязанностей и полномочий. Информация также помогает планировать процесс интеграции нового сотрудника в коллектив.

Вышестоящий
руководитель

Здесь указывается руководитель более высокого уровня. Эта информация полезна при сложной структуре компании, где требуется чёткая иерархия. Заполняя заявку, желательно указывать, какой именно руководитель является вышестоящим относительно непосредственного начальника.

Эта информация помогает понять, с кем будет взаимодействовать сотрудник. Позволяет точнее подобрать кандидата с соответствующим опытом и навыками. А ещё — заранее продумать адаптацию нового сотрудника, снизить риск недопонимания между HR-специалистами, руководителями и кандидатами. Если отдел состоит из нескольких подразделений, уточните, в какое именно подразделение требуется сотрудник.

Отдел

Взять на карандаш

Уточнение информации как минимум об отделе, названии должности и руководителе потенциального нового сотрудника необходимо вам для выстраивания доверительной, профессиональной коммуникации с кандидатами на вакансию.

В ходе общения соискатели будут задавать вам самые разные вопросы о специфике предстоящей работы, в том числе и такие:

и многие-многие другие.

Если вы в компании работаете не первый год, то указанная в заявке информация об отделе, должности и руководителях сразу даст вам представление и ответ на вышеперечисленные вопросы.

А если вы новичок или будете подбирать сотрудника в этот отдел впервые, то стоит узнать о новом рабочем месте как можно больше. Сходите в ту часть офиса, где предстоит работать новому сотруднику (если работа офисная), поговорите с его будущими коллегами об их нагрузке, подходе начальника к работе, узнайте ожидания от нового сотрудника не только от начальника, но и от коллег.

Согласитесь, что вы сами, как профессионал и представитель компании на рынке труда, будете вызывать больше доверия и производить впечатление компетентного в своей нише профессионала, если при разговоре с соискателями сможете отвечать на любые вопросы так, как будто сами работаете в этом отделе. А варианты «Я не знаю», «На этот вопрос, к сожалению, не смогу ответить», «У меня нет информации» уже дают повод задуматься и создают неблагоприятное впечатление.

Насколько часты переработки?
Сколько человек будет работать в моём отделе?
Кто мои коллеги? Их возраст, должности, пол?
Что представляет из себя начальник?
Как принимаются решения в моём отделе?
Почему уволился предыдущий сотрудник?
Большая ли текучка в отделе?
Каковы бытовые условия труда в офисе?

Раздел позволяет согласовать последовательность действий и распределить ответственность между HR-специалистами и руководителями. Благодаря этой информации становится проще прогнозировать продолжительность подбора и выявлять узкие места или задержки на отдельных этапах.

Этапы подбора

Кто будет принимать участие в собеседованиях

Эта информация поможет понять, как распределяются обязанности при собеседовании, а значит, скоординировать процесс. Разным сотрудникам могут быть назначены разные задачи. Чётко представляя состав участников, можно снизить риск недоразумений или задержек в найме, быстрее принимать окончательные решения.

Раздел отражает информацию о том, кто из сотрудников компании будет непосредственно принимать участие в оценке и согласовании итогового выбора кандидата. Это упрощает внутреннюю координацию, помогает избежать разногласий (неясности) и сокращает время на обсуждения.

Кто будет участвовать в принятии решения по кандидату

Взять на карандаш

Уточнение данных по этапам подбора, участникам и лицам, принимающим решение по кандидатам, позволяет быстрее проходить каждый шаг, не застревая между этапами подбора.

Если вы подбираете сотрудника на эту должность впервые, то вам предстоит организовать встречу со всеми, кто будет задействован в коммуникации с соискателями, в их оценке и принятии решения.

На этой встрече вам нужно будет договориться об этапах отбора, их последовательности, критериях принятия решения после каждого этапа. Обычно круг вопросов такой встречи включает в себя следующие:

Какие тестовые задания мы будем давать соискателем и будем ли давать их вообще?
Готовы ли эти задания прямо сейчас или требуется их разработка? Если требуется разработка тестов, то кто этим будет заниматься?
На каком этапе мы будем тестировать кандидатов? В каких-то случаях тестовые задания используются для первичного отсева, а в каких-то — помогают принять окончательное решение при выборе из уже отобранных финалистов.
Требуется ли направлять тестовые задания на проверку кому-то из задействованных лиц, или рекрутер будет самостоятельно принимать решение на основании имеющихся правильных ответов?
Кто и в какой последовательности будет встречаться с соискателями? Будут ли это коллективные или индивидуальные встречи?

Ясность в этих вопросах позволяет быстро проводить кандидата по этапам подбора. А следовательно, снижать риски потери перспективных соискателей, которые возникают из-за отсутствия понятной обратной связи от компании или её полного отсутствия.

Информация помогает планировать процесс введения нового сотрудника в должность, включая обучение и адаптацию, оценивать риски задержек и своевременно подбирать альтернативные варианты. Зная эту дату, можно определять сроки завершения всех этапов подбора, учитывая собеседования, проверку рекомендаций и оформление оффера.

Желательная дата выхода кандидата на работу

Прогнозируемый срок закрытия вакансии

Пункт важен тем, что в нём указывается время, необходимое для полного завершения процесса подбора кандидата на открытую вакансию, включая поиск, отбор, проведение собеседований. Позволяет установить временные рамки для каждого этапа — от публикации вакансии до выхода сотрудника на работу.

Взять на карандаш

Точные данные о желаемой дате выхода сотрудника на работу и прогнозируемом периоде закрытия вакансии позволяют прояснить ожидания и реальность по срокам. В случаях, когда ожидания руководителей относительно скорости закрытия вакансии нереалистичны, потребуется ваша экспертиза и знание актуальной ситуации на рынке труда.

А если сотрудник нужен очень-очень срочно, «ещё вчера», вместе с руководителем продумайте план действий на период его поиска. Возможно, вы будете рассматривать самые разные варианты — от распределения нагрузки по другим сотрудникам отдела до привлечения временного персонала, предоставляемого специализированными агентствами, и даже аутсорсинга. Все зависит от специфики именно вашей ситуации.

Ключевой момент здесь — это убрать неоправданные ожидания по срокам закрытия вакансии и внести в этот вопрос ясность

В этом разделе заявки подробно описывается структура оплаты труда для конкретной должности. Информация помогает привлечь подходящих кандидатов, определить рамки бюджета и сделать предложение более прозрачным и привлекательным. Описывая, из чего складывается доход, используйте простые и понятные формулировки.

Вознаграждение и его составляющие: оклад (минимум и возможный максимум), бонусы, премии и другие составляющие вознаграждения

Взять на карандаш

До начала поиска утвердите бюджет на конкретного сотрудника. Это позволит не тратить время на рассмотрение слишком «дорогих» для компании кандидатов и обеспечит более ясную коммуникацию с соискателями. Ведь вопрос оплаты труда — один из самых важных для потенциальных работников.

Чётко понимая структуру вознаграждения, вы сможете подготовить более привлекательное предложение для интересных соискателей, в котором подчеркнёте, что сотрудникам компании доступна не только зарплата, но и различные бонусы, которые реально получить за определённые действия.

Раздел заявки. в котором подробно описываются ключевые задачи, функции и зоны ответственности кандидата, поможет отсеять нерелевантные отклики и привлечь тех, кто соответствует требованиям. Грамотное описание обязанностей упрощает последующую адаптацию сотрудника (может стать основой для составления плана ввода в должность).

Обязанности, которые будет выполнять сотрудник на данной должности

Три самые важные задачи, которые предстоит выполнить сотруднику сразу после найма и первичной адаптации

Здесь указываются ключевые приоритеты для нового сотрудника в первые недели или месяцы работы. Кандидат получает чёткое представление о том, на каких задачах нужно сфокусироваться и что от него ждут в ближайшем будущем. Это помогает ему быстрее освоиться и почувствовать свою полезность, а руководителю заранее распределить нагрузку.

Взять на карандаш

По сути, пункт 13 позволяет выделить наиболее важные обязанности из всего перечня в пункте 12.

В реальности руководители довольно часто перечисляют большое количество обязанностей, многие из которых либо нужно выполнять изредка, либо «на всякий случай» (вдруг когда-нибудь понадобятся), либо просто скопировав их из каких-то других шаблонов.

В этом разделе описывается, кем будет руководить новый сотрудник. Информация помогает понять, какой уровень ответственности будет у кандидата и как будет строиться его взаимодействие с подчинёнными. В раздел стоит включить данные о количестве подчинённых, иерархии подчинения, должности подчинённых и особенностях команды.

Перечень лиц, которые будут в подчинении у кандидата

Взять на карандаш

Недостаточно чёткое описание структуры подчинённых может привести к тому, что будет принят специалист с неподходящим опытом. Например, в заявке не указали, что сотруднику придётся управлять линейными менеджерами, а нанятый кандидат имеет опыт работы только с обычными исполнителями.

Или кандидат может оказаться не готов к реальным обязанностям. Он рассчитывал управлять командой из 5 человек, а на практике вышло, что у него в подчинении 20 сотрудников. А это требует совершенной иной подготовки и навыков.

Либо же, например, в заявке не указано, что подчинённые распределены по разным проектам, и новому руководителю приходится тратить время на выяснение этой информации.

В разделе описываются ключевые контакты кандидата на новой должности. Это помогает определить, с кем и как часто сотрудник будет взаимодействовать, а также понять характер его профессиональных коммуникаций. Кандидат сможет заранее оценить сложность взаимодействий, подготовиться к возможным проблемам и после выхода на работу быстро наладить контакт с ключевыми людьми.

Перечень лиц, с которыми кандидату в основном придётся взаимодействовать по работе

Взять на карандаш

Так, например, если в заявке указано, что должность предполагает взаимодействие только с внутренними подразделениями, а позже выясняется, что требуется регулярная работа с клиентами, кандидат может столкнуться с реальными проблемами. Аналогичные сложности могут возникнуть и в случае, когда новому сотруднику приходится координировать работу нескольких подразделений вместо одного отдела.

А неполное описание партнеров по взаимодействию может привести к тому, что будет принят кандидат без необходимых навыков или опыта. В частности, есть опасность взять на работу с международными партнёрами человека, который не владеет иностранными языками.

Этот раздел содержит ключевую информацию о том, как будет организована работа сотрудника и какие условия предоставит компания. Информация помогает грамотно сформировать ожидания кандидата, привлечь подходящих специалистов и повысить эффективность процесса найма.

Формат работы
и условия труда

Взять на карандаш

При некорректном описании графика работы, места или формата труда может сложиться такая ситуация, когда кандидат рассчитывает, например, на гибридный график, а после оформления узнает, что работа полностью офисная. Или, предположим, сотруднику не предоставили ноутбук, как он ожидал, и ему пришлось использовать личное устройство. Все это в результате может привести к потере доверия, конфликтам, разочарованию и даже увольнению.

Также нужно учитывать, что нечёткие формулировки могут привлечь нерелевантных кандидатов, а это увеличит время и затраты на поиск сотрудника. Поэтому обязательно пишите в тексте вакансии корректные условия труда и формат работы, в точном соответствии с заявкой на вакансию.

В этом разделе шаблона заявки прописывается, какой уровень и профиль образования необходим сотруднику для успешного выполнения задач должности. Если это важно, дополнительно конкретизируется профиль подготовки (например, техническое, экономическое, педагогическое).

Требования к уровню образования кандидата

Взять на карандаш

При подборе сотрудников учитывайте, что если уровень образования указан неточно или не соответствует требованиям должности, на вакансию могут откликаться кандидаты, не обладающие нужными знаниями. Например, зачастую на собеседование приходят кандидаты без соответствующей подготовки, тогда как организации нужен специалист с профильным высшим образованием.

А завышенные требования к образованию могут отпугнуть опытных специалистов, чьи навыки превосходят формальное образование. Например, указывая в заявке «Обязательное наличие магистерской степени», вы не даёте шансов кандидатам с бакалавриатом, которые имеют богатый практический опыт.

Старайтесь исключать размытые или некорректные требования. Они усложняют фильтрацию резюме, увеличивая время на поиск подходящего кандидата. Так в случаях, когда указывается «Высшее образование» без уточнения профиля, рекрутеру приходится проверять сотни нерелевантных резюме.

Этот раздел заявки определяет, какие направления подготовки должны быть у кандидата, чтобы успешно выполнять задачи должности. Это особенно важно для профессий, где профильная подготовка играет ключевую роль (например, инженеры, врачи, юристы).

Предпочтительные специальности в дипломе

Взять на карандаш

Если специальность указана неточно или размыто, на вакансию могут откликаться люди с образованием, которое не соответствует требованиям. Например, не обладающие нужной теоретической подготовкой. Впоследствии такие сотрудники испытывают сложности с выполнением прямых задач, нередко разочаровываются в работе и увольняются.

Завышенные или слишком узкие требования могут отпугнуть кандидатов с релевантным опытом, но с другой специальностью. Если отсутствие профильного образования можно компенсировать опытом работы, обязательно укажите это. А ещё уточняйте, требуются ли соискателю дополнительные сертификаты или документы о повышении квалификации.

Раздел содержит информацию о специальностях, которые не подходят для выполнения задач должности, даже если кандидаты обладают высоким уровнем общего образования или опыта. Это особенно важно для профессий, где требуется чётко определённый профиль подготовки.

Перечень недопустимых для вакансии специальностей

Взять на карандаш

Имейте в виду, что при найме кандидатов, не обладающих базовыми знаниями для выполнения задач, потребуется длительное обучение и дополнительный контроль. Поэтому чётко указывайте недопустимые специальности, основываясь на задачах и требованиях вакансии. А также уточняйте, можно ли компенсировать неподходящее образование релевантным опытом работы и проверяйте данные на соответствие конкретной должности.

Этот раздел важен для вакансий, где требуется высокий уровень специализированной подготовки, которую обеспечивают ведущие учебные заведения, а также для профессий, связанных с определенной отраслью, где имеет значение репутация ВУЗа.

Предпочтительные для кандидата учебные заведения

Учебные заведения, диплом которых не даёт возможности претендовать на вакансию

Эти данные помогают исключить кандидатов с неподходящей подготовкой. Сведения об учебных заведениях, известных низким качеством обучения или отсутствием нужной специализации имеет существенное значение для вакансий, где требуется высокий уровень профильной подготовки.

Взять на карандаш

Если вы видите, что нанимающий менеджер заполнил этот раздел заявки, обязательно проясните у него, почему данные учебные заведения не подходят. Зачастую такие ограничения связаны исключительно с личными стереотипами и предубеждениями нанимающего менеджера. Постарайтесь, по возможности, добиться гибкости в этом вопросе. Ведь слишком большая жёсткость в такой ситуации может существенно снизить количество соискателей для рассмотрения, а значит, и увеличить сроки подбора.

В разделе заявки описывается, какой профессиональный путь и достижения кандидата соответствуют задачам открытой вакансии. Это помогает сформировать точные ожидания и привлекать подходящих специалистов. А кандидаты смогут заранее оценить, подходят ли они для вакансии.

Требования к предыдущему опыту работы: круг обязанностей, решаемые задачи, какие проекты должны быть в портфолио и т. п.

Взять на карандаш

В разделе нужно прописать, какие обязанности выполнял кандидат на предыдущих местах работы, какие ключевые задачи решал, масштаб работы и ответственность, а также какие проекты должны быть в портфолио кандидата, чтобы продемонстрировать его релевантный опыт.

Укажите, сколько лет должен отработать соискатель на предыдущих релевантных позициях. Если от сотрудника требуется знание конкретных технологий, инструментов или методов, также отметьте это в заявке.

Этот раздел определяет, какие профессиональные навыки, сферы ответственности и достижения из прошлого опыта кандидата необходимы для выполнения задач текущей вакансии. Информация даёт понимание, какой профессиональный путь и достигнутые результаты кандидата наиболее релевантны задачам должности.

Приоритетные отрасли, в которых должен иметь опыт кандидат

Перечень отраслей, опыт в которых не приветствуется

Раздел помогает определить профессиональные сферы, направления, опыт в которых не соответствует задачам вакансии или может усложнить адаптацию кандидата. А ещё позволяет избежать откликов кандидатов с неподходящим профессиональным бэкграундом.

Взять на карандаш

Обсуждая с нанимающим менеджером этот пункт заявки, важно понять, насколько гибким он готов быть в этом вопросе. Очень часто нанимающие менеджеры полагают, что кандидат должен иметь опыт работы именно «в нашей сфере», иначе точно не сможет адаптироваться в компании и быстро понять специфику работы. При этом они упускают из виду другие, смежные отрасли и бизнесы с похожими подходами или клиентами.

Постарайтесь вместе с нанимающим менеджером уйти от ограничивающих стереотипов, чтобы не сузить воронку поиска кандидатов до предела. Проясните у него, почему именно не следует рассматривать кандидатов из тех или иных отраслей? Чем это может помешать в работе в вашей компании?

Демографический портрет кандидата*: ограничения и пожелания по возрасту, полу, национальности, месту проживания, семейному положению, религиозным и политическим взглядам, принадлежности к различным сообществам.

Взять на карандаш

*Все эти моменты противоречат законодательству РФ. И писать об этом в открытых источниках нельзя. Но в реальной жизни это приходится учитывать. Поэтому рекрутерам следует проговаривать все нюансы и фиксировать их где-то в «тайной части» заявки.

Получив от нанимающего менеджера информацию о том, что в его подразделении появилась потребность в найме нового сотрудника, попросите его заполнить бланк заявки на вакансию. За основу вы можете взять наш шаблон, предварительно адаптировав его к реалиям вашей компании.

Пошаговый алгоритм работы над заявкой на вакансию

После получения от нанимающего менеджера заполненного бланка заявки внимательно изучите её, отметьте, какие пункты нуждаются в прояснении, какие следует обсудить на предмет реалистичности. Подготовьте список вопросов, комментариев и рекомендаций.

Назначьте встречу или созвон с нанимающим менеджером для обсуждения заявки на вакансию. В ходе этой встречи проясните подготовленные вопросы, выскажите свои комментарии и пожелания. Вносите правки в заявку, которые рождаются в вашем диалоге с нанимающим менеджером.

Зафиксируйте правки в заявке, которые появились в ходе вашей встречи, и направьте её нанимающему менеджеру на финальное согласование.

После финального согласования обозначьте дату этого согласования как дату открытия вакансии и приступайте к поиску сотрудника.

Шаблон заявки на вакансию

скачать

Начинайте работу над вакансией только после того, как заявка на вакансию утверждена. Это ваша страховка от недопонимания, взаимного недовольства и всех проблем, которые описаны в кейсах.

Как составить заявку
на вакансию