Адаптация

Онбординг — это поэтапное включение сотрудника в рабочие процессы, вовлечение его в социальную среду компании.

На первом этапе новичка знакомят с коллегами, предоставляют информацию, необходимую для интеграции в коллектив и успешного выполнения рабочих задач. Работник запоминает ключевые должности и фамилии, изучает правила, инструкции и регламенты компании.

На втором этапе идёт погружение в профессиональную среду, а на третьем — становление полноценным членом команды.

Онбординг направлен на долгосрочную адаптацию

Грамотный онбординг позволяет:

Цели проведения

Сроки

Онбординг не является изолированным однодневным мероприятием.

Этапы

Онбординг проводится поэтапно с момента трудоустройства сотрудника на работу до освоения в компании и становления частью команды. При проведении мероприятий выделяют следующие периоды:

Первый рабочий день

Основная цель этого этапа — снизить уровень стресса новичка, создать у него позитивное впечатление. В план мероприятий на первый рабочий день стоит включить следующие пункты.

Первая рабочая неделя

Со второго дня начинается погружение в профессиональную сферу. Сотрудник осваивается с рабочими задачами и продолжает знакомиться с коллективом.

Этот период может длиться неделю-две и включать следующие мероприятия:

При обучении стоит использовать самые разные методы — семинары, тренинги, мастер-классы, наблюдение. Поддержка наставника должна быть доступна новичку столько, сколько потребуется для самостоятельной работы.

Важно дать понять новому сотруднику, что он может задавать любые вопросы, какими бы несущественными и глупыми они ему ни казались.

Вопросы должны быть прямыми, понятными и целенаправленными. Это позволит разработать эффективный план работы на ближайший период.

По завершении первой недели нужно запланировать регулярные индвидуальные встречи и установить чёткие цели по производительности на несколько ближайших месяцев.

Отслеживать психологическое состояние новичка поможет «Дневник новичка», куда стоит внести 3 вопроса:

В конце первой недели подводятся итоги. Нужно выяснить у сотрудника:

Процесс начинается с момента приёма сотрудника на работу и длится несколько месяцев. На протяжении всего времени новичка сопровождает HR-менеджер, руководитель компании и наставник.

А если в адаптацию включатся ещё и коллеги, вероятность успешного освоения сотрудника на новом месте возрастёт.

Стандартный срок онбординга — 3 месяца, и этот период, как правило, совпадает с испытательным сроком.

Чтобы снизить уровень стресса новых сотрудников, формулировку «Испытательный срок» рекомендуется заменять на «Период адаптации».

Ускорить адаптацию

Новичкам удаётся быстрее осваиваться со своими обязанностями, без сложностей приспосабливаться к новым условиям и входить в ритм работы компании.

Знакомство сотрудника с командой и наставником

Изучение специфики деятельности компании

Изучение терминологии, применяемой в компании

Изучение Положения о подразделении

Что хорошего сегодня произошло

Что не понравилось

Что сделать, чтобы улучшить рабочий процесс

Ознакомление с функционалом должности

Ознакомление с принципами документооборота и ПО компании

Участие в индивидуальных и групповых встречах с коллегами

Прохождение обучения конкретным задачам и инструментам

Ознакомление с карьерными возможностями

Ознакомление с критериями эффективности работы

Ознакомление с требованиями, правилами и уровнем ответственности

Получение представления о взаимодействии с другими подразделениями

Если такая встреча не состоялась на этапе пребординга, представлению команды стоит уделить особое внимание. Работник должен понять, с кем из коллег ему придётся взаимодействовать. При знакомстве можно применять игровую технику «3 факта обо мне». В крупных компаниях новичков знакомят с ключевыми сотрудниками.

Рекомендуется планировать выход нового сотрудника на тот день и время, когда его непосредственный руководитель и/или наставник будут на месте.

Предоставление сотруднику рабочего места

Важно, чтобы рабочее место оказалось комфортным, а у новичка был доступ к инструментам и оборудованию. На столе должны лежать все нужные материалы. Стоит убедиться, чтобы на рабочем месте не осталось никаких вещей предыдущего сотрудника. Удобство сотрудника напрямую влияет на его производительность.

Чтобы сотрудник беспрепятственно добрался до своего рабочего места, нужно заранее выдать ему пропуск и предупредить охрану.

Вручение приветственного набора

Формирование Welcome Box зависит от структуры компании и обычно включает различные предметы с логотипами (кружки, ручки, футболки, кепки, блокноты, флешки), сертификаты (например, в спа-салон), книги и подписки на журналы. Приветственный набор полезно дополнить брошюрой о компании и открыткой с поздравлениями от руководства.

Чтобы сотрудник ощутил заботу о себе и зарядился позитивной энергией, можно включить в подарок набор мотивирующих наклеек («Чаще улыбайтесь!», «Всё будет отлично!» и др.).

Ознакомление с графиком работы и должностной инструкцией

При посменном графике работы в документе рекомендуется указать телефоны сменщика. В случае необходимости сотрудники смогут меняться сменами. Должностная инструкция поможет новичку понять, в каком формате он будет работать, какие у него права и обязанности, какую ответственность он будет нести.

Проконтролировать готовность должностной инструкции и проверить её на соответствие действительности должен непосредственный руководитель новичка.

Экскурсия по офису (территории компании)

Сотрудник должен ориентироваться, где находится отдел кадров, бухгалтерия, кабинет руководителя и места работы других специалистов.

Важны все моменты — где располагается туалет, где можно попить кофе или пообедать, кто отвечает за канцелярию, пропуска и программное обеспечение, к кому можно обратиться по другим бытовым и рабочим вопросам.

Чтобы сотруднику было проще ориентироваться первое время, можно составить документ с перечнем важных телефонов и полезных советов для работы и другой информацией.

Знакомство с компанией

При проведении ориентационной сессии нужно рассказать сотруднику о политике и структуре компании, её миссии и ценностях.

Новичок должен получить представление о правилах поведения на работе, традициях, корпоративной символике, принятом дресс-коде, времени зачисления заработной платы, системе премирования, отпусках и других важных моментах.

Чтобы сотрудник лучше погрузился в особенности культуры и принципы работы компании, можно организовать знакомство в формате Welcome-тренинга.

Установочная встреча

Во второй половине первого рабочего дня полезно провести установочную встречу. К беседе, помимо HR-менеджера и сотрудника, стоит подключить руководителя и будущего наставника.

Для встречи подойдет формат открытого диалога. Сотруднику стоит озвучить список задач на испытательный срок. Приоритеты и сроки можно периодически менять.

В конце первого рабочего дня можно провести короткий пульс-опрос. Новичок оценивает по пятибалльной шкале, насколько комфортно ему было сегодня на работе. Результат «1» или «2» говорит о том, что HR-менеджер должен обратить внимание на ситуацию и поговорить с сотрудником.

Все обозначенные задачи находят отражение в ИПР (индивидуальном плане развития). По этому документу оценивается успешность прохождения испытательного срока.

Снизить текучесть кадров

Сотрудники чувствуют себя на новых местах более комфортно и уверенно. А значит, снижается риск внезапных увольнений. Сокращаются затраты на подбор и найм новых кадров.

Сформировать лояльность

Сотрудники чувствуют себя частью единого коллектива, осознают свою принадлежность к компании и поддерживают ее интересы, гордятся своей работой.

Улучшить мотивацию сотрудников

Люди, которые заинтересованы в результатах, настроены на более качественное выполнение своих обязанностей и делают работу с максимальной отдачей.

Повысить производительность

Обучение, которое организуется в период онбординга, помогает сотрудникам более эффективно выполнять свои обязанности и увеличивать производительность труда.

Первый рабочий день

Первая рабочая неделя

Первые две рабочие недели

Первый рабочий месяц

Как прошли его первые рабочие дни

Понятны ли ему задачи

Какой информации и навыков ему не хватает

Как он оценивает свой опыт вхождения в должность

О пульс-опросах, а также других методиках сбора фидбека можно почитать в нашем гайде по эффективной обратной связи. Вместе с ним идёт чек-лист по проведению индивидуальных встреч с сотрудниками.

До конца испытательного срока