Адаптация

Адаптация — это приспособление новых сотрудников к новой работе, включение в коллектив, знакомство с правилами и обязанностями.

В компаниях, где вовремя и грамотно проводятся адаптационные мероприятия, новички вовлекаются в работу намного быстрее, продуктивнее выполняют свою работу и не испытывают стресса при вступлении в должность.

Адаптация включает такие обязательные элементы, как онбординг и пребординг.

Подготовительный этап нужен для заблаговременного выстраивания доверительных отношений с кандидатом.

Онбординг же помогает новичку плавно погрузиться в работу и освоиться с обязанностями.

У новичка появляется время на изучение компании, её культуры, ценностей и продуктов. Чем больше информации получит сотрудник, тем скорее он адаптируется. Работник почувствует себя более подготовленным и сможет быстрее достичь реальных результатов.

Улучшить процесс адаптации

Понимание того, какой у новичка опыт работы и уровень знаний, а также то, чем человек любит заниматься, поможет выявить его сильные и слабые стороны. Эта информация позволит добиться лучших результатов при адаптации.

Сбор информации о сотруднике

Новый сотрудник должен хорошо представлять объём будущих нагрузок. Специалист по работе с персоналом должен рассказать ему о возможных командировках и других нестандартных условиях, к которым готовы не все работники.

Обсуждение возможных сложностей работы

Адаптация зависит от многих моментов (в т. ч. особенностей компании, социально-психологического климата в коллективе, компетенций и личностных качеств сотрудника, его мотивации).

Учёт факторов, которые могут повлиять на проведение адаптации

Благодаря проводимым мероприятиям уровень тревожности, которую испытывает при трудоустройстве каждый человек, снижается. Сотрудник чувствует, что работодатель заботится о нём, что его ждут и хорошо встретят. Это повышает его лояльность.

Снизить стресс

Это важно!

Для первой рассылки лучше подойдёт краткое приветственное письмо. Оно должно быть информативным и запоминающимся. А для второй рассылки оформите письмо в виде напоминания.

Если пребординг проводится качественно, это укрепляет репутацию компании. Привлекательность организации на рынке труда повышается, и она становится центром притяжения новых талантливых специалистов.

Улучшить бренд работодателя

Если создать у сотрудника позитивное первое впечатление, можно снизить риск его ухода из компании в первые дни трудоустройства. Новичок будет чувствовать себя нужным ещё до начала работы.

Повысить вовлечённость и удержать сотрудников

Открытое общение с новыми сотрудниками поможет укрепить доверие и взаимопонимание, выстроить крепкие рабочие отношения. Хорошая коммуникация профилактирует негативный эффект от потенциальных кризисов.

Поддержать дружелюбную атмосферу в коллективе

Исследования международной рекрутинговой компании Hays, проведённые совместно с карьерным сервисом «Хабр Карьера», выявили, что плохо организованный процесс адаптации в 18% случаев приводит к увольнению профессионалов.

А опрос ЭКОПСИ Консалтинг показал, что 39% респондентов считают программу адаптации в своей компании неэффективной. При этом кадровая текучесть может обойтись работодателю в 90-200% от заработной платы сотрудника.

Что это

Пребординг – подготовительный период адаптации, процесс взаимодействия с кандидатом на этапе рекрутинга.

Общие советы по проведению пребординга

Преадаптационный период — этап, который стоит использовать максимально эффективно

Регулярно контактировать с кандидатом

Подготовить документы для трудоустройства

Проводить неформальные встречи (например, в кафе)

Дать понять сотруднику, что вы очень на него рассчитываете

Держать кандидата в курсе всех корпоративных мероприятий и дел

Заранее сообщить сотруднику, как будет проходить его первый рабочий день

Уточнить у кандидата дату увольнения и попросить уведомить вас о завершении работы на текущем месте

Попросить кандидата заранее заполнить формальные документы и заявления

Пригласить будущего сотрудника в офис на корпоративное мероприятие

Отправить на прохождение инструктажей до трудоустройства

Предложить принять участие в совещании или пятиминутке

Провести для кандидата тестовый (пробный) день на работе

Организовать экскурсию к одному из клиентов компании

Пригласить сотрудника в офис на фотосессию

Рекомендации и идеи по проведению пребординга

Во время пребординга рекомендуется:

При проведении пребординга можно использовать как обычные, так и менее распространённые приёмы

Например:

Среди возможных задач:

Цели проведения

Такие мероприятия проводятся до того, как новый сотрудник выйдет на работу. Новичок получает информацию о компании и своих новых обязанностях. Общение со специалистом до его первого рабочего дня позволяет сотруднику легче справляться с работой.

Пребординг — это первый шаг к успешной адаптации

Сроки

Пребординг проводится в период, когда сотрудник принял предложение о трудоустройстве и подтвердил дату выхода. Обычно это время между его согласием на работу в должности и первым рабочим днем.

Способы реализации

Организация email-рассылок

В программу пребординга включаются следующие мероприятия:

Пребординг совпадает по времени с периодом стандартной отработки на прежнем месте трудоустройства и чаще всего начинается за 1−3 дня до выхода на новую работу.

На данном этапе новичок вовлекается в корпоративную культуру компании, что предупреждает возможный контроффер со стороны текущего работодателя или других компаний, на вакансии которых он откликался.

Этот инструмент стоит использовать в случаях, если сотрудник сможет приступить к обязанностям не раньше, чем в два-три ближайших дня. Оптимальный момент для первой рассылки — день принятия предложения о работе или следующий день. Второе письмо стоит отправлять за день до выхода сотрудника на работу.

Это важно!

До выхода нового сотрудника на работу полезно поинтересоваться, что из оборудования и расходных материалов потребуется ему дополнительно для выполнения обязанностей, и учесть эти пожелания

Подготовка к выходу сотрудника на работу

Чтобы новичку не пришлось ожидать решения организационных моментов, стоит заранее обеспечить его техникой, настроить почту и программы, подготовить форменную одежду, визитную карточку и парковочное место, собрать Welcome Pack с фирменными офисными принадлежностями.

В приветственный набор можно включить и Welcome Book

Это важно!

Чтобы подготовиться к знакомству в форме онлайн-конференции, стоит заранее придумать тему беседы. Например, каждый сотрудник может рассказать новичку о своём пути в компании или вспомнить несколько фактов о себе.

Первое знакомство сотрудника с коллегами

Оповестить коллектив поможет небольшое сообщение с коротким рассказом о человеке в корпоративном чате.

Представить команде нового коллегу можно также очно в офисе или в режиме видеоконференции.

Сотрудник познакомится с командой и руководителем и почувствует себя более комфортно до вступления в должность.

Это важно!

Наставник должен быть опытным, обладать знаниями в своей области работы, уметь налаживать контакт с подопечным и мотивировать его. С его помощью новый сотрудник быстрее адаптируется к новой должности и разовьёт профессиональные навыки.

Назначение наставника

Знакомство с наставником на этапе пребординга поможет новичку лучше освоиться в рабочей среде и понять особенности процессов компании, специфику её деятельности.

Наставник должен быть готов предоставить обратную связь и поддержать новичка в процессе адаптации. Для знакомства можно использовать почту, социальные сети или мессенджеры.

Это важно!

В чек-лист нужно включить все рабочие задачи и встречи и установить чёткие цели. С ключевыми сотрудниками хорошо организовать вводные встречи в течение первых нескольких недель работы.

Составление повестки первого рабочего дня и первой недели

Этот период будет очень насыщенным как для новичка, так и для его коллег. В приёме нового сотрудника будут задействованы несколько человек.

И чтобы первый рабочий день прошёл гладко, стоит тщательно распланировать все мероприятия — от знакомства с персоналом до прохождения инструктажа прямого HR-менеджера.

Это важно!

Сотрудникам, которые совмещают учебу с работой, отлично подходит электронное обучение. Новички получают онлайн-доступ к материалам и могут проходить курсы в удобное время.

Обучение новых сотрудников

Чтобы работник имел представление о ключевых процессах и основах деловой этики, организуются вступительные онлайн-курсы.

Обучение, которое проводится в спокойном режиме до выхода специалиста на работу, позволяет избежать сложностей и ошибок в дальнейшем.

Это важно!

Welcome Book поможет ответить на основные вопросы о компании. Этот документ можно распечатать в типографии в формате брошюры или разработать электронный вариант. Такой справочник будет полезен не только новым сотрудникам, но и всему коллективу.

Информирование сотрудника об истории компании, специфике ее деятельности, продуктах и услугах, корпоративной культуре и ценностях

Базовая информация о бизнес-процессах, организационной структуре, инструментах работы и правилах взаимодействия с другими подразделениями поможет сотруднику чувствовать себя увереннее.

Для этого можно использовать презентации, тренинги, семинары, руководства для новичков. А видеоролик с реальными людьми сформирует тёплое отношение к коллективу.

Благодаря грамотным действиям эйчара и руководства новичок сразу чувствует себя сотрудником компании, членом дружной команды.

На этапе пребординга основной акцент делается на предоставлении сотруднику информации и ресурсов для успешного старта в работе.

У нас есть бесплатный гайд о том, как написать Welcome-письмо, и туда добавлены 5 шаблонов для разных ситуаций.

Если у вас до сих пор нет своей книги новичка, то вы можете приобрести наш базовый шаблон в Power Point. Презентацию легко редактировать самостоятельно, и её всегда можно прикрепить к приветственному письму.